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纯干货:警惕这4件事!在职场里越多越糟糕

2017年05月17日 09:52:04 来源: 壹心理 作者: 字号:TT

『1.开会的人数并不是越多越好』

管理学中有一个经典的“林格尔曼”效应,这源自于一项著名的社会学试验。类似于咱们中国的“一个和尚挑水吃,两个和尚抬水吃,三个和尚没水吃”,有兴趣的朋友可以百度搜索一下。它得出的结论是:

当人们参加社会集体活动时,他们的个体贡献会因人数的增加而逐渐减少。

原因在于人类天生就有惰性,当需要集体决议或者头脑风暴的时候,大家会不自觉地开始依赖团队中的其他人,而参与的人数越多平摊到自己身上的权责就越小,作为个体全力以赴的动力也就越低。

在职场中,会议是一个典型的集体活动,需要群策群力,集思广益。但现实情况却是当每个人的目标权责不清晰的时候,参会人数越多就越难得出一致的结论,进而难以推动工作继续进行下去。那些动辄十几人的会议,从来都不会产出“明智”的决议,更多时候只是起到一个宣布和执行的作用而已。

那么如何解决这个问题?

精简会议人数,明确权责划分,增加时间压力。

『2.PPT的页数并不是越多越好』

虽然PPT制作地精美很重要,但这些都是建立在观点清晰的基础上。

很多人以为PPT页数堆砌得越多就越显得自己很用心努力,对项目的贡献就越大,这是典型的目标错位。时刻记住,PPT的作用是传递观点。如果一堆精美的数据、报表、文字资料、设计图标都不能准确表达你想要说明的问题,那么这些都是无用功,对看和听的人而言更是一种折磨。

我不止一次见过明明用三五页纸就能说明清楚的问题,非要写成几十上百页的PPT。要知道PPT的技巧只能锦上添花,背后的思维才能雪中送炭。你对于一个问题的分析和洞察,才是最有价值的东西。当然在这背后你需要做大量的准备工作,但这些信息不必体现在你的PPT里,而应该储存在脑海里。

PPT只是万事俱备时欠的东风。

『3.加班的时间并不是越多越好』

除非你的工作价值只能按时间来计算。比如一个小时能填完2张Excel表格,八个小时就能填完16张,这就是典型按时间来计算价值的工作。然而如今这样的工作越来越少,越来越多需要“创意思维”的工作开始涌现,更多的情况可能是你一个小时内能想出一个App设计的idea,而其他人很可能八个小时什么都想不出来。

这里想简单谈一下关于“心流”的问题。所谓“心流”,就是当人们全身心地投入去做一件事情时的精神状态。

最初提出这个概念的是美国心理学家米哈里。他在研究画家作画的时候,发现当画作进行地很顺利时,画家从来不在乎劳累、饥饿或者不适,他们全神贯注地投入在眼前的画作里,身心达到高度的兴奋和充实感,灵感无穷。就好像我们说的“文思如泉涌”,这个状态就是“心流”。

后来心流被广泛运用在各类领域。经过不断的研究发展,科学家发现达到心流的人都有两个重要特征:

1.人们在为喜欢的事情努力时、当内在动机存在时,会更容易进入心流的状态。这就意味着进入心流的人必须从事的是自己认同的工作,而非外界强迫完成。

2.当目标越明确时,人们对于自己能否胜任就越有把握,也越能够专注地努力,而不会左顾右盼、犹豫拖延。这意味着盲目和模糊的目标是不能帮助我们进入心流的,只有对自己的能力与目标之间有一个切实清晰的评估把握时,才能进入心流。

让我们回到加班这件事。多数情况下,我们的加班并非是自己所愿,更多是因为外界的不可抗因素(比如临时增加的工作任务,部门配合不当造成的时间拖延等)。在这种状态下员工的内心是比较消极的,很难达到工作中的“心流”状态。另外,很多时候加班的原因就是因为目标不清晰,任务分配不合理导致工作沟通出现障碍,产生诸多无用功。大家把时间都花在界定职责范围和无效沟通上,缺乏清晰可行的目标,这样让心流的进入更加难以达成。

其实国外已有研究表明,虽然加班在短期内能够暂时提升工作效率,但是长此以往会让加班者效率持续走低甚至低于正常工时的效率,并且还会给加班者造成错觉认为“我天天加班一定比不加班的人工作高效。”

『4.邮件的字数并不是越多越好』

这一点和PPT异曲同工之妙。邮件的目的是告知信息和安排工作,不是微信聊天。在最短时间内让邮件接收方了解到关键信息才是终极目的。

首先,大段的文字在工作邮件中是不受欢迎的。这里的诀窍是学会使用bulletpoint,也就是将关键信息分层,几句话一个信息点,言简意赅。

其次,需要分清楚什么是核心信息,什么是参考信息。上面例子中,显然核心信息是项目进展的更新状况,因为接下来的工作都是基于这个开始,因此需要在邮件中第一时间告知对方。而巴士型号的具体介绍,项目计划的需求内容,这些长篇累牍的文字是不适合在邮件中呈现的。因为你需要考虑到邮件的接收方和抄送方,不是项目的直接操作人是不需要知道这些信息的。最好的做法是做成附件资料,让具体操作项目的人事后查阅。

邮件作为日常工作中的重要工具,它的目的是促进高效沟通而不是抒发感情。过多情绪化的词语,模棱两可的词语,会给接收方造成信息爆炸感的文字,全部都要删除。

写邮件不能只考虑将自己的信息一股脑全部丢出去,更要考虑读邮件的人能否根据邮件迅速准确地理解你的需求。

[责任编辑:朱艳艳]

职场 警惕

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