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超高效人士的11个效率法宝

我要评论(0) 2015年07月02日 11:21:00 来源: 福布斯中文网

【导读】在谈到工作效率时,我们都面临同样的挑战——每天只有24个小时。然而有些人似乎拥有两倍的时间;为了完成任务,他们表现出了不可思议的能力。即便同时要处理多个项目,他们也能顺利完成目标。

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在谈到工作效率时,我们都面临同样的挑战——每天只有24个小时。然而有些人似乎拥有两倍的时间;为了完成任务,他们表现出了不可思议的能力。即便同时要处理多个项目,他们也能顺利完成目标。

在超高效率地工作了一天并离开办公室之后,你感觉不可思议。只要方法正确,你天天如此。你不必要加班加点,只需更加巧妙地工作。不妨尝试以下超高效人士所依赖的11种工作方法:

1.做事情一气呵成

高效人士绝不会将任何工作暂且搁置起来,因为分两次完成任务会浪费大量时间。不要将邮件或者电话搁在一旁,待稍后处理。一旦有些工作引起你的注意,你应该采取行动,委派别人去完成或者将其删除。

2.离开办公室之前,为明天的工作做好准备

高效人士在结束每一天之前,要为第二天的工作做好准备。这种做法可以达到两个目的:有助于你巩固今天完成的工作,另外确保你在明天同样富有成效。这是结束每天工作的最有效方式,而且只需花上几分钟。

我们每花一分钟去做安排,就相当于多赚一个小时。——本杰明·富兰克林

3. 他们吃青蛙

“吃青蛙”是治疗拖延症的最佳良药,而超高效人士的每一天都从这道菜开始。换言之,他们先完成了任务清单上最倒胃口、最令人惧怕的事情,才去做别的事情。之后,他们腾出时间和精力去做可以激发他们兴趣的事。

4.他们反抗“紧急事项优先”

“紧急事项优先”指的是倾向于做需立即完成无关紧要的小事,而耽误了真正的大事。正是因为紧急行动往往不会产生什么影响,所以这会引发一个大问题。如果屈服于紧急事项优先,你会发现自己数日甚或数周根本没有碰那些重要任务。高效人士善于识别,所以当紧急灭火妨碍到他们的表现时,他们情愿忽略不利于自己真正向前迈进的事务,或者委派于他人完成。

时间是我们最需要的,但偏偏有许多人最不善于利用时间。——威廉·佩恩

5.开会严格遵守时间表

最浪费时间的事情就是开会。超高效人士深知,如果放任自流,会议就将永远不会结束,因此他们在一开始就通知所有人,他们将严格按照时间表进行。设置时限有助于所有人变得更集中和高效。

6.说“不”

“不”是超高效人士不惧使用的一个有力词语。在该说“不”的时候,他们避免使用“我认为我不能或者我不确定”等话语。对新的承诺说“不”不仅是对你已有承诺的尊重,也让你有机会去成功实现。加州大学旧金山分校的研究显示,“不”越难说出口,你感到压力、倦怠和甚至抑郁的可能性就越大。学会用“不”来拒绝,将有助于提升你的情绪,并提高工作效率。

7.只在指定时间查收邮件

超高效认识不许自己一直被邮件干扰。除了定时查看邮件外,他们还会利用各种收件箱功能根据发送者对邮件进行优先排序。他们会对其最重要的供应商和顾客的来信设置提醒,其他邮件则留待方便时再去处理。有些人甚至设置了自动回复,以便让发件人了解他们的邮件会在什么时间被查看。

8.绝不多任务同时进行

超高效人士深知,同时处理多任务是效率的真正杀手。斯坦福大学所做的研究证实,相较于一次完成一项任务,同时处理多任务的效率更低。这些研究员发现,经常被多条电子信息轰炸的人不能像一次性处理一项任务的人一样,很好地集中精力,从大脑中调取信息或者从一项工作转换到另一项工作。

但如果有些人拥有多任务处理的天赋呢?斯坦福大学的研究员根据进行多任务处理的倾向和这将有助于其表现的信念将受试者分成两组并对他们进行了比较。他们发现,事实上,喜欢一心多用的人——同时处理很多任务并认为这样可以提高其表现——要比喜欢一次只完成一项任务的人表现得更糟。经常同时处理多任务的人表现得更糟,这是因为他们更不善于组织想法,过滤无关的信息,而且他们从一项任务转移到另一项任务的速度也要慢得多。

由于大脑一次只能关注一项任务,所以处理多任务会降低你的效率和表现。当你尝试一次去完成两项任务的时候,大脑缺乏成功同时执行两项任务的能力。

9.玩失踪

如果有必要的话,不要害怕玩失踪。给一个信得过的人留下一个手机号以防万一,并让这个人成为你的过滤器。任何事情都要先经过他,而且他所不清楚的任何事情都要搁置一旁。这种战略是完成高优先级项目的万无一失的方法。

有些人花一年的时间才获得一周的价值,而有些人花一周的时间就获得了一年的价值。——查尔斯·理查德

10.将任务委派给他人

超高效人士接受自己并非组织内唯一聪明和有才华的人这一事实。他们相信别人也可以完成其工作,这样一来就能把精力放在自己的工作上。

11.在工作中运用技术

技术因为分散人们注意力而饱受诟病,但它也可以帮助你集中精力。超高效人士会在工作中让技术为其所用。除了在邮箱账户中进行过滤设置,以便让信息分类和进行优先级排序,他们还使用像IFTTT等应用程序,在你的智能手机中建立紧急事件,并在重要事情发生的时候进行提醒。当你持有的股票触及某个价位,或者你收到最重要客户的邮件时,它会通知你。所以没必要时时查看你的手机。

[责任编辑:孙欣欣]
标签: 法宝 效率 人士
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